Pengelolaan Instalasi Komputer

ORGANISASI DAN PERSONIL

1. Konsep Khusus Untuk Kegiatan Pengolahan Data

Kegiatan pengolahan data mempunyai pelayanan yang khusus untuk bagian lain organisasi. Seringkali pelayanan pengolahan data menyeberang batas-batas kegiatan unit organisasi yang lain, hingga menimbulkan masalah. Oleh karena itu, dalam kegiatannya perlu diperhatikan hal-hal berikut :

• Unit pengolahan data perlu diletakkan sedemikian rupa sehingga dapat melayani bagian-bagian lain dengan sebaik-baiknya.

• Hubungan yang efektif dengan user harus dikembangkan. Tim pengolah data harus terus-menerus menambah pengetahuan bagaimana melayani user dengan baik.

• Dengan tekhnologi yang terus berubah dan berkembang, maka keinginan untuk mengembangkan pengetahuan tekhnik dan pengalaman dari para staf harus didorong.

• Struktur organisasi harus ditata sedemikian rupa sehingga mampu mengikuti perkembangan tekhnologi yang ada.

• Struktur organisasi harus memberi peran penting untuk perencanaan, skedul dan fungsi control, agar 2 tujuan ganda dari kegiatan pengolahan data tercapai.

• Dalam organisasi pengolahan data seringkali terdapat masalah antara pengembangan dan operasi. Agar keduanya dapat dikombinasikan dengan baik, maka diperlukan keahlian tersendiri untuk melihat situasi dan kondisi.

• Fungsi dan tanggung jawab proses pengolahan data harus diorganisir sedemikian rupa, sehingga tak satupun individu atau unit kecil yang mempunyai pengawasan total atas suatu informasi. Oleh karena itu organisasi harus diatur sedemikian rupa sehingga unit-unit akan saling melakukan control atau cek seiring dengan berjalannya alur pemrosesan data.

2. Tujuan Unit Pengolahan Data

Tujuan unit pengolah data ada 4, yaitu :

• Dukungan terhadap pengembangan suatu proyek (contoh : rancang bangun pesawat, konstruksi jembatan-jembatan, penelitian reactor nuklir, software dan perkembangannya).

• Dukungan untuk kegiatan operasi (contoh : pelayanan tiket pesawat terbang, pengawasan manufaktur, permintaan pinjaman uang, pengendalian, dan control).

• Dukungan untuk manajer (contoh : manajemen sistem informasi, manajemen keuangan, anggaran, dan pengawasan biaya).

• Penyediaan fasilitas computer untuk semua user yang memerlukan.

3. Faktor-Faktor Lingkungan Yang Mempengaruhi Unit Pengolahan Data

Lingkungan tempat kegiatan pengolahan data berfungsi adalah sangat penting untuk dapat mengorganisasi fungsi kegiatan unit pengolahan data. Karena itu ada beberapa faktor lingkungan yang mempengaruhi unit pengolahan data, antara lain :

• Jumlah dan ukuran user; apakah mereka semua sama kecil, agak besar, atau ada yang kecil, dan ada yang agak besar?

• Bagaimana saluran beban kerja mereka?

• Ketergantungan manajer terhadap pengolahan data. Apakah manajer sangat memerlukan informasi dari unit pengolahan data dengan cepat?

• Ketergantngan user pada operasi pengolahan data. Apakah pengolahan data bagian integral dari pekerjaan user?

• Jenis kerja pengolahan data. Apakah data berorientasi pada pengolahan bisnis, ataukah pada pengolahan sains dan teknik?

• Derajad kerja user; apakah user membuat sendiri perancangan sistem maupun pemrogramannya? Ataukah unit bertindak sebagai biro jasa pelayanan lengkap?

• Apakah proporsi pekerjaannya banyak yang bersifat mengembangkan program atau sistem baru, ataukah banyak yang bersifat membeli sistem atau program yang ada sehingga tinggal masalah pemeliharaan saja?

• Jenis input pengolahan data On-line, ataukah transaksion oriented data yang siap pakai, ataukah data yang masih harus dikonversi?

4. Tipe-Tipe Lingkungan

Ada berbagai cara pengaturan unit pengolahan data. Empat contoh diberikan untuk menggambarkan profil lingkungan. Dari keempat contoh lingkungan ini dijelaskan pengaruhnya pada model organisasi.

Pertama :

Dukungan manajemen dan administrasi (dukungan pelayanan pengolahan data) biasanya berukuran dari kecil kemenengah yang memberikan jasa penggajian, pembelian, rekening, pengawasan informasi keuangan, sampai persediaan. File-file di-update dan output dibuat pada skedul yang biasa teratur, input dipersiapkan oleh unit pengolahan data. Hampir seluruh sistem sudah berjalan, modifikasi hanya sedikit.

Kedua :

Dukungan pengembangan proyek. Disini permintaan user untuk pengembangan sistem dan program sangat tinggi. Beban kerja cukup berat dan tidak mudah diperkirakan. Beberapa user kadang minta diprioritaskan. Komputer yang digunakan adalah skala menengah atau besar, juga computer paralel.

Ketiga :

Penyediaan fasilitas. Tujuan umumnya adalah untuk menyediakan pelayanan jasa computer bagi para user. Jenis user bervariasi. Beban kerja dapat diperkirakan. User melakukan sendiri semua sistem perancangan dan programming.

Keempat :

Dukungan kegiatan operasi. Database adalah penting karena merupakan bagian integral dari operasi organisasi. Data-data yang ada diperbaharui oleh remote terminal input. Beban kerja dapat diperkirakan. Seringkali modul baru ditambahkan ke sistem.

5. Posisi Organisasi Pengolahan Data

Posisi unit pengolahan data dalam organisasi besar adalah hal yang penting. Ada 3 dasar pendekatan yang berfungsi sebagai model umum dan dalam prakteknya kesesuaian terhadap lingkungan merupakan factor yang menentukan, yaitu :

1. Lokasi Operasi

Kelebihan :

• Departemen mempunyai pengontrolan langsung terhadap fasilitas operasi pengolahan data.

• Setiap fasilitas pengolahan data hanya memerlukan peralatan yang minimum sesuai kebutuhan departemennya. Jumlah biaya pengolahan data dengan sistem ini kemungkinan akan lebih kecil daripada bila unit pengolahan datanya hanya satu dan harus memenuhi semua departemen.

• Pertanggung jawaban sebagai posisi pusat laba ditekankan, sehingga user dapat lebih efisien dalam pemakaian sumber daya perusahaan.

Kerugian :

• Mungkin terjadi pemborosan dalam sumber daya manusia dan peralatan.

• Fungsi integrasi pengolahan, pengembangan database, dan koordinasi perencanaan menjadi lebih sulit.

• Standarisasi kebijaksanan maupun praktek perusahaan menjadi lebih sulit.

• Tindakan-tindakan khusus diperlukan untuk mengontrol aplikasi pengolahan data oleh departemen, karena departemen mempunyai control penuh atas semua tahap pengolahan.

2. Lokasi Dalam Group Servis

Keuntungan :

• Semua departemen memberikan perhatian yang sama terhadap departemen pengolahan data.

• Kekuatan computer yang unggul dapat menyediakan semua tipe dan ukuran bagi user. Pemakaian ini baik bila dibuat dengan peralatan.

• Perencanaan sistem informasi dan pengembangan bisa terpusat dan terintegrasi dengan baik.

• Pengontrolan TOP manajer terhadap pengolahan data dan pemakaiannya menjadi lebih mudah.

• Nomor manajer dan supervisor banyak diperlukan untuk kegiatan total pengolahan data, biasanya tidak sebanyak bila untuk unit-unit yang terpisah.

• Syarat-syarat ekspansi dari user yang ada, biasanya lebih mudah ditampung dalam kapasitas modul tambahan.

Kerugian :

• Diperlukan pemusatan staf mulai dari perancangan sistem pengolahan data sampai pemrograman. Dalam operasi organisasi, diperlukan pelatihan secara teratur dan mahal biayanya.

• Jika tidak ada chargeback untuk servis, para user mungkin banyak menghabiskan tempat pada pusat departemen.

• Membuat prioritas di antara para user adalah masalah yang sulit dan sensitive. Persaingan serius dalam bekerja untuk mendapatkan sumber-sumber merupakan kerugian yang dialami oleh para user. Frekuensi masalah permintaan dan keuntungan ekonomi yang dipecahkan oleh bagian staf atau instansi pusat, jelas merupakan kerugian.

• Kalau para user departemen pengolahan data diberitahu kelanjutannya dengan sangat baik dan waktu yang diharapkan jarak permintaannya panjang, maka sumber-sumber perencanaan dalam departemen pengolahan data menjadi tidak efektif.

3. Posisi Bebas

Pada akhir pendekatan ini, departemen pengolahan data ditempatkan supaya hubungan laporannya langsung kepada pemimpin organisasi. Pendekatan ini penting, karena manajer memiliki kebebasan dan perhatian yang sama dalam menjalankan prinsip operasi dan fungsi staf. Pada perancangan, pendekatan dari beberapa variasi ada yang sama untuk pendekatan sebelumnya, yang kegiatan pengolahan data diletakkan dalam group dukungan manajer.

Perhatian utama pada bagian ini sangat diperlukan bila pengolahan data menjadi dasar penyelesaian sasaran atau tujuan organisasi, yaitu pengolahan data untuk metode produksi. Contohnya ada dalam Bank-Bank komersial, perusahaan asuransi, penerbangan, dan tentu saja servis untuk kantor-kantor.

6. Fungsi Pengolahan Data

Struktur suatu organisasi adalah pengelompokan logis fungsi-fungsi dan orang-orang yang terlibat didalamnya. Sebelum suatu aktivitas dijalankan, fungsi-fungsi perlu diperjelas dan dimengerti sepenuhnya. Perencanaan organisasi pengolahan data akan menguji fungsi-fungsi dan merancang tercapainya tujuan bersama dalam situasi yang ada dan menjelaskan deskripsi pekerjaan yang jelas. Disini fungsi pokok kegiatan pengolahan data akan dijelaskan.

• Pengembangan Proyek

Sistem didefinisikan sebagai kumpulan program dan prosedur yang mengolah input dan file-file untuk menghasilkan data yang diinginkan. Fungsi-fungsi sistem adalah :

1. Analisis Sistem

Kegiatan utama sistem analisis adalah menghasilkan jawaban terbaik sesuai yang diinginkan, dan banyak mencari solusi yang ekonomis. Kegiatan ini mencakup tugas-tugas sebagai berikut :

• Memilih sistem untuk dikembangkan, menggariskan perencanaan pengembangan secara keseluruhan.

• Analisis terhadap operasi yang sedang berlangsung untuk menentukan kemungkinan kemajuan dan menyediakan bahan-bahan untuk perancangan sistem.

• Analisis biaya atau manfaat berbagai alternative yang mungkin dibiayai sekalian.

• Menyeleksi sistem yang digunakan sekarang dan dirancang untuk masa yang akan datang.

• Analisis kebutuhan database dan operasi struktur database.

1. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah perancangan lengkap spesifikasi sistem pengolahan data yang akan dilaksanakan, yang mencakup :

• Database, kumpulan data, elementasi data. Serta layout.

• Pembagian sistem ke dalam langkah pengolahan data.

• Definisi setiap langkah secara jelas.

• Spesifikasi program yang dibutuhkan.

• Definisi dan dokumentasi untuk setiap aplikasi baik tentang peralatan, pemrosesan, pemeriksaan, pengawasan, dan prosedur keamanan, termasuk masalah backup dan rekoveri.

• Penetuan efektivitas ekonomi dari sistem yang baru.

• Persetujuan dari semua unit organisasi yang menggunakan sistem baru termasuk masalah supplier dan user dalam lingkup departemen pengolahan data.

• Spesifikasi procedure untuk membuat beberapa perubahan penting selama fase pemrograman, pengetesan, dan instalasi.

3. Program Aplikasi

Program aplikasi adalah mengubah sistem spesifikasi kedalam perintah-perintah computer atau bahasa computer, yang mencakup :

• Perancangan nalar

• Mengubah dalam bahasa computer

• Meng-komfile program

• Pengetesan program

• Penggabungan modul-modul program

• Mendokumentasi program

4. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem adalah untuk menguji keberhasilan sistem apakah sudah dapat dioperasikan sesuai dengan kebutuhan yang ditentukan, hal ini mencakup :

• Perancangan metode pengetesan

• Memilih data yang sesuai dengan pengujian

• Mengoreksi dan memodifikasi sistem

• Pengujian data secara keseluruhan

• Pemeriksaan oleh eksternal atau internal auditor untuk meluhat apakah pengamanan sistem sudah memenuhi prosedur.

• Membuat sistem manajemen untuk memastikan agar sistem dapat dilaksanakan.

5. Instalasi Sistem

Pengoperasian sistem yang baru meliputi :

• Proses koreksi dari sistem yang lama ke yang baru

• Merancang membuat formulir-formulir yang diperlukan untuk manual dan bahan-bahan pelatihan

• Penerimaan terhadap sistem dan dokumentasi oleh para pelaksana

• Pelatihan user dan staf pengolahan data

• Menyiapkan database yang baru

• Integrasi dari sistem baru ke sistem keseluruhan

6. Pemeliharaan Sistem

Membuat sedikit perubahan pada suatu sistem supaya sesuai dengan kebutuhan yang ada.

7. Unjuk Kerja Sistem

Unjuk kerja sistem mencakup :

• Karakteristik operasi

• Biaya operasi dan pemeliharaan sistem

• Keberhasilan dalam memenuhi tujuan yang ingin dicapai

• Membandingkannya dengan sistem yang lain

• Evaluasi apakah keamanan sudah memadai

• Dukungan Untuk Operasi

Fungsi produksi pengolahan data dapat dikelompokkan dalam 3 hal :

1. Penjadwalan dan pengawasan

Penjadwalan dan pengawasan adalah fasilitas pekerjaan dan pengawasan pekerjaan selama proses. Banyak instalasi pengolahan data menangani pekerjaan yang terjadwal dan mendadak, kadang-kadang bersamaan. Pekerjaan sulit dan komplek ini mencakup :

• Pengembangan dan pemeliharaan jadwal pemakai peralatan

• Koordinasi harian arus pererjaan

• Pengawasan data mencakup penjadwalan maupun kualitas input data

• Komunikasi dengan para user

2. Operasi peralatan

Operasi peralatan mencakup :

• Pemeliharaan peralatan

• Perbaikan peralatan

3. Pendukung Produksi

Pendukung produksi , mencakup :

• Pemeliharaan storage perpustakaan

• Pemeliharaan dokumentasi

• Menjamin keamanan instalasi

  • Penyediaan Fasilitas

Penyediaan fasilitas merupakan syarat kegiatan pengolahan data modern yang baik, mencakup :

1. Standar Pengolahan Data

Standar pengolahan data mencakup :

• Prosedur pelaksanaan pekerjaan

• Dokumentasi setiap tingkat kerja termasuk tahap analisis sistem, perancangan, pemeliharaan.

• Standar data baik format, ukuran struktur database, definisi elemen data, keamanan data.

• Standar untuk kerja.

1. Bantuan Teknis

Bantuan tekhnis mencakup :

• Memberi konsultasi kepada para user dana manajemen serta penjadwalan kapasitas produksi pengolahan data.

• Memberi jawaban yang menyangkut hardware dan software.

• Publikasi buletin yang teratur yang berisi hal-hal tentang sistem.

• Pengembangan pelatihan bagi yang memerlukan.

• Pemeliharaan perpustakaan perangkat lunak dan dokumentasi.

3. Pemrograman Sistem

Pemasangan dan pemeliharaan sistem software mencakup :

• Memilih dan mengembangkan sistem operasi.

• Pengembangan petunjuk perangkat lunak.

• Bantuan programmer dan staf software.

• Menganalisis dan mengoreksi masalah yang muncul dalam sistem software.

4. Administrasi Database

Administrasi database mencakup :

• Perancangan struktur database yang memenuhi aplikasi

• Pengembangan dan administrasi sistem pengamanan data termasuk untuk rekoveri dan backup

• Memilih dan memodifikasi sistem data manajemen dalam kaitannya dengan database

• Modifikasi dan memelihara struktur database, penggunaan standard an penggunaan metode

• Pengembangan dan pengawasan kamus database

• Alokasi yang tepat dari jenis alat dan volume aplikasi

5. Fasilitas Administrasi Jarak Jauh

Fasilitas administrasi jarak jauh mencakup :

• Penentuan karakteristik jalur kerja software dan hardware yang diperlukan

• Pengembangan standar untuk aplikasi komunikasi

• Bantuan manajemen dalam komunikasi komputer

6. Evaluasi sistem

Evaluasi sistem mencakup :

• Analisis dan evaluasi

• Analisis dan evaluasi unjuk kerja sistem

• Pencarian kemungkinan alternative hardware dan software yang dipakai sekarang dan dimasa yang akan datang

• Dukungan Untuk Manajemen Dan Administrasi

Manajemen dan administrasi pengolahan data merupakan kegiatan operasi pengolahan data yang kompleks, yang mencakup :

1. Pengawasan dan manajer proyek

Pengawas mempunyai tanggung jawab langsung terhadap pengukuran dan pengawasan orang-orang yang terlibat dalam pengukuran dan pengawasan orang-orang yang terlibat dalam proses kegiatan organisasi.

Manajer proyek merupakan jenis khusus dari pengawasan, yang mempunyai tugas :

• Mencatat tugas proyek

• Menjadwal sumber daya dan proyek yang ada

• Pengawasan unjuk kerja sistem

• Memberikan laporan kemajuan unjuk kerja sistem

• Mempersiapkan jadwal dan tugas-tugas yang harus diselesaikan

• Mendokumentasikan setiap proyek dan produk yang dihasilkan

2. Perencanaan

Unsur-unsur pokok perencanaan pengolahan data, yaitu :

• Memilih proyek, memberi definisi, penjadwalan, pelaporan, dan pengawasan

• Memilih dan menjadwal tekhnologi yang digunakan baik software maupun hardware

• Menjadwal kebutuhan yang diinginkan

3. Keamanan

Keamanan mencakup :

• Keamanan secara fisik meliputi seleksi tempat, api dan sebagainya

• Prosedur pengawasan lain meliputi pemeriksaan langkah-langkah pengamanan, tanggung jawab dan ruang produksi

• Rekoveri dan backup instalasi

• Tersedianya fasiitas hardware dan software sistem sesuai dengan kebutuhan

4. pelaporan

Pelaporan mencakup :

• Menerangkan perubahan kemajuan tekhnik dan unjuk kerja sistem

• Laporan yang kontinyu tentang rencana, kegiatan proyek dan sumber dana yang digunakan

5. Manajer Personalia

Tugas manajer personalia mencakup :

• Definisi posisi, persiapan gambaran pekerjaan dan penentuan tingkat gaji setiap posisi

• Merekrut dan menyeleksi calon karyawan

• Mengadakan pelatihan dan pengembangan karier

• Mengevaluasi unjuk kerja sistem

• Membuat administrasi mengenai para pegawai, absensi dan lain-lain

6. Manajer Keuangan

Tugas manajer keuangan mencakup :

• Membuat metode distribusi ke para user atau ke pelanggan, untuk menentukan biaya yang paling efisien dan efektif

• Membuat anggaran sumber daya

• Pemeliharaan sistem software dan hardware serta peralatan lainnya

7. Hubungan Masyarakat

Humas sangat diperlukan untk organisasi pengolahan data yang berukuran sedang atau besar, karena biasanya komunikasi itu sangat sulit, baik dari atasan dengan bawahan, dari user dengan pengolah data, ataupun dari bagian satu dengan bagian lainnya. Tersedianya komunikasi yang efektif dari atasan dengan bawahan, dari user dengan pengolah data dan dari bagian satu dengan bagian lainnya sangat penting.

8. Pendukung Administrasi

Pendukung administrasi yaitu menyediakan dukungan pelayanan yang diperlukan untuk operasi, mencakup :

• Tugas-tugas sekretaris dan bantuan pencatatan lainnya

• Membuat, menyimpan dan memelihara semua arsip

7. Struktur Organisasi Instalasi Komputer

Meskipun satuan kerja instalasi computer bermacam-macam, tetapi pada dasarnya mempunyai struktur yang sama, meliputi :

• Manajerial

Yang termasuk dalam tingkat ini adalah para pengambil keputusan, para pengatur, termasuk didalamnya pimpinan atau penanggung jawab proyek dan supervisor.

• Sistem Development

Yang berada dalam tingkat ini adalah sistem analis, programmer, para spesialis perangkat lunak maupun perangkat keras.

• Staf Operasional

Para operasi computer, staf penyiapan data, dan karyawan bagian control.

• Administrasi

Berbagai satuan kerja dengan ragam kepandaian untuk mendukung administrasi dapat masuk pada tingkat ini.

8. Jabatan Personil Instalasi komputer

Ada 6 jenis pekerjaan, yakni :

• Sistem-Sistem

Pekerjaan jenis ini sebagai syarat dalam sistem pengolajhan data, yaitu :

• Sistem analis

• Sistem disainer

• Penganalis sistem informasi manajemen (manajement information Systems analyst)

• Penganalis operasi penelitian (operation research analyst)

• Konsultan sistem (system consultant)

• Penganalis metode dan prosedur

• Programming

Pada umumnya yang berhubungan dengan pekerjaan yang bertanggung jawab menyiapkan pekerjaan program-program computer adalah programmer.

• Pengoperasian

Kelompok jenis pekerjaan yang mengontrol operasi peralatan pengolahan data, yaitu :

• Konselo operator

• Master terminal operator

• Operator mengenai peralatan

• Operator peralatan pemasukan data

• Skeduler

• Koordinator produksi

• Pendukung Teknis

Jenis pekerjaan ini meliputi :

• Pengelola data

• Penganalis komunikasi

• Programmer sistem

• Manajer konfigurasi

• Pengontrol standar pengolahan data

• Administrasi

Pekerjaan administrasi dapat mendukung pekerjaan lain, seperti :

1. Jenis pekerjaan administrasi pendukung produksi, meliputi :

• Karyawan bagian control

• Job setup clerk

• Operation Librarian

• Supply clerk

• Computer aide

1. Jenis pekerjaan administrasi dalam pengembangan sistem, meliputi :

• Tehnical librarian

• Programming aide

1. Jenis pekerjaan administrasi dalam fungsi manajemen, meliputi :

• Koordinator pelatihan

• Anggaran dan pembiayaan khusus

• Manajemen

Posisi ini memainkan 2 peran penting , yaitu :

1. Pekerjaan manajemen sebagai fungsi manajer meliputi :

• Manajer pengolahan data

• Manajer pengembangan sistem

• Manajer operasi

• Manajer pendukung produksi

1. Pekerjaan pengawas meliputi :

• Pengontrol proyek

• Perancangan khusus pengolahan data

9. Gambaran Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan memastikan adanya hubungan pelaporan, ketidakleluasaan dan dengan kebebasan hanya untuk memilih.

Manajer menetukan syarat kualifikasi untuk menduduki jabatan dan harapan yang diinginkan dari individu. Untuk itu deskripsi jabatan/pekerjaan harus mempunyai :

• Angka kualifikasi

• Jenis pekerjaan

• Tingkat

• Melaporkan

• Pengawasan kerja secara langsung

• Memperkirakan jumlah posisi (supervisor)

• Gambaran pekerjaan

• Tanggung jawab

• Tugas-tugas

• Hubungan diluar pekerjaan

• Berpengalaman

BAB II

DOKUMENTASI PERANGKAT LUNAk

A. Dokumentasi Data

• Dokementasi Data dengan Data Dictionary (Kamus Data)

Kamus data adalah sebuah gambaran tertulis dari data yang diisikan ke dalam database. Kamus data adalah dasar computer, oleh karena itu pemikiran harus ditujukan pada penunjukan elemen data dan gambaran mengenainya sebelum spesifikasi tersebut dimasukkan kedalam computer. Sebuah kamus data document dasar dapat diatur pada akhir produk, atau dapat dijadikan langkah pengembangan kamus dasar computer. Berikut ini, gambaran mengenai pengembangan kamus data dokumen dasar.

Sistem berisis kumpulan empat formulir kamus yang menggambarkan isi database pada hirarki. Kumpulan formulir memungkinkan kamus data menyediakan dokumentasi lengkap sumber data perusahaan dari tingkat tertinggi pada arus dan menyimpan gambaran elemen-elemen data secara keseluruhan. Kamus data adalah sebuah top-down, alat yang terstruktur.

 Pemasukan Kamus Aliran Data

Pemasukan kamus aliran data (Data flow dictionary entry) menggambarkan setiap aliran data pada sebuah DFI. Nama aliran data (Data Flow Name) adalah salah satu yang digunakan dalam DFD, dan deskripsi menjelaskan secara singkat tugas aliran pada sistem Field From Menunjukkan dari mana aliran data dimulai. Pada waktu pemrosesan ditunjukkan, gunakanlah nomor dan nama proses yang tampak pada DFD. Pada saat flow dimulai atau diakhiri, masukkan nama inti simpanan atau terminator. Field struktur data menampilkan setiap struktur yang termasuk dalam aliran.

Pemasukan kamus aliran data hanya berisi ringkasan data. Untuk tambahan, bisa dihubungkan dengan pemasukan kamus struktur data.

 Pemasukan Kamus Simpanan Data

Pemasukan kamus simpanan data menggambarkan setiap simpanan data khusus pada sebuah DFD. Jika simpanan data yang sama tampak lebih dari sekali, maka hanya formulir pemasukan tunggal yang digunakan. Sebagai contoh, file bentuk simpanan penjualan pada sistem komisi penjualan.

Sebuah kamus data struktur data adalah lengkap untuk setiap daftar struktur pada simpanan data dan formulir data flow. Contohnya, rekaman pesanan penjualan dari sistem komisi penjualan.

Sebuah formulir pemasukan kamus elemen data digunakan untuk setiap data yang dimasukkan pada seluruh struktur yang ada pada data flow dan simpanan data. Hanya formulir tunggal yang digunakan untuk setiap elemen data yang setiap saat tampak pada beberapa point dalam sistem. Berikut ini, pemasukan kamus elemen data yang lengkap, yang merupakan nomor pedagang pada pesanan penjualan.

 Sifat Dasar Yang Saling Melengkapi Dari Formulir-Formulir

Keempat formulir kamus data bekerja sama sebagai suatu kesatuan. Formulir data flow menunjukkan struktur simpanan. Struktur dan bentuk elemen menunjukkan tingkat terendah dari hirarki data, baik pada data flow maupun pada simpanan data.

 Pertanggung Jawaban Untuk Kamus Data

DBA bertanggung jawab terhadap database dan kamus data. DBA harus melihat bahwa semua pemasukan (1) mengisi & (2) dirawat pada status yang terjamin, tidak pada selembar kertas atau formulir.

 Penempatan Kamus Data Pada Perspektif

Manajer tidaka akan benar-benar membuat kamus, tetapi dapat menyediakan input berharga untuk perkembangannya. Manajer akan mendapat keuntungan dari kamus data, tetapi secara tidak langsung. Kamus data membutuhkan berbagai langkah guna menyediakan informasi yang diinginkan oleh manajer guna penyelesaian masalah.

• Dokumentasi Data Dengan Diagram E-R

Diagram hubungan antara-entiti (Entity-Relationship Diagram) merupakan suatu dokumentasi data perusahaan dengan mengidentifikasikan entity data dan memperlihatkan hubungan yang ada di antara entity tersebut.

 Entiti

Entiti dapat berupa lingkungan elemen, resource atau suatu transaksi yang sangat penting bagi perusahaan yang didokumentasikan dengan data. Entiti didokumentasikan sebagai suatu persegi panjang.

 Hubungan Kerja Sama

Suatu hubungan merupakan gabungan yang terjadi di antara 2 entiti & digambarkan dengan suatu prisma.

 Sifat Hubungan (Conectivity)

Ada 3 tipe hubungan entity :

1. One to one

2. One to many

3. Many to many

Identitas Entiti

Pengidentifikasian setiap entity sangat diperlukan, dan ini dipenuhi dengan arti atributnya. Suatu atribut adalah suatu karakteristik (sifat atau ciri) dari suatu entiti. Atribut merupakan elemen data dan tiap-tiap atribut nilai tunggal disebut nilai atribut. Beberapa atribut yang melayani identifikasi entity disebut identifier (pengenal). Atribut lain yang menjelaskan entity disebut descriptor (penjelas).

 Persiapan Suatu Diagram E-R

Tujuh langkah yang dilaksanakan oleh spesialis informasi :

1. Identifikasikan entity

2. Identifikasikan hubungan

3. Persiapan sebuah diagram “kasar” ER

4. Petakan elemen-elemen data ke entity

5. Lakukan analisis data

6. Siapkan diagram perubahan ER

7. Tinjau ulang diagram ER dengan manajer dan perbaiki

B. Dokumentasi Proses

• Diagram-Diagram Alir Data

Diagram aliran data (DFD) adalah sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan nomor kecil dari simbol untuk menggambarkan bagaimana aliran data mengakhiri hubungan dalam suatu proses. DFD merupakan cara terbaik untuk menuju pemrosesan dokumen.

 Bagian Dari Alat Top-Down

Ada 3 kombinasi yang umum dari alat-alat dokumentasi. Dengan 3 alat ini, dapat dibuktikan kebenaran suatu pemrosesan sistem dan data.

1. Penggambaran data floe

2. Struktur bahasa Inggris

3. Kamus data

 Peran DFDs Dalam Analisis dan Disain

DFDs sangat baik untuk menggambarkan sistem yang ada selama analisis sistem, tapi baik juga untuk menggambarkan sistem-sistem baru selama disain sistem.

 Simbol-Simbol DFD

Ada 4 simbol DFDs :

1. Elemen yang berhubungan dengan lingkungan

2. Pemrosesan

3. Data Flow

4. Penyimpanan Data

 DFD Tidak Menunjukkan Tekhnoogi Pemrosesan

Kita tidak dapat menentukan apakah sebuah DFD melukiskan sistem manual atau salah satu tipe alat yang menghemat kerja, sebagai sebuah computer. Untuk merawat baik pemrosesan maupun data dengan cara umum, kita katakan bahwa DFD adalah nonhardware specific.

DFD adalah alat yang unggul untuk mendokumentasikan sistem yang ada.

 Pemrosesan dan Data Dokumen DFD Dalam Cara Yang Tidak Terperinci

DFD tidak menampakkan perhitungan dan logis yang terperinci mengenai pemrosesan, kecuali rekaman dan elemen data yang termasuk dalam file.

Struktur bahasa Inggris atau beberapa alat yang lain dalam detail pemrosesan, dan kamus data menyediakan data secara terperinci.

 Tingkatan Diagram Data Flow

Penggunaan tambahan DFDs untuk mencapai dokumentasi baik ringkasan yang lebih besar maupun tingkat detail yang lebih besar dapat dilakukan. Sebuah diagram yang mendokumentasikan sistem pada tingkat ringkasan disebut diagram konteks. Sedangkan sebuah diagram yang menyediakan detail yang banyak disebut gambar diagram n.

 Garis pedoman Pendiagraman Data Flow

Disamping garis dan teknik, ada beberapa garis pedoman yang akan menambah efektivitas DFDs :

1. Memberi nama setiap data flow dengan sebuah nama yang unik.

2. Memasukkan nama-nama data flow secara terus menerus dari satu tingkat ke tingkat selanjutnya.

3. Menunjukkan penempatan yang tepat rekaman simpanan data yang hilang.

4. Pada saat pendokumentasian sebuah program computer, membaca dan menulis tidak termasuk di dalamnya, hanya termasuk langkah-langkah yang mengubah dalam beberapa cara.

5. Menghindari pembacaan, hanya pemrosesan.

6. Menulis, hanya pemrosesan diijinkan pada saat waktu menyiapkan dengan cepat.

 Penempatan Pendiagraman Data Flow dalam Perspektif

Pendiagraman data flow merupakan cara yang umum dipakai untuk mendokumen suatu sistem. Sedikit simbol dan garis untuk seterusnya pada setiap DFD mungkin sesederhana membuat DFD menjadi komunikasi yang efektif. Dari semua alat struktur yang digunakan dalam proses pendokumentasian, DFD merupakan alat yang paling popular. DFDs didukung oleh hampir semua alat CASE.

 Struktur Inggris

Pseudocode sangat popular dan diakui oleh spesialis informasi sebagai jalan terbaik untuk proses pendokumentasian secara keseluruhan. Tujuan pembentukan pseudocode menjadi tingkat tertentu yang dinamakan strutur Inggris. Struktur Inggris adalah naratif yang telah disingkat dalam bentuk format keterangan yang tampak seperti kode computer tapi ternyata tidak.

• Dokumentasi Proses Dengan Sistem FlowCharts

Flowcharting merupakan satu-satunya peralatan untuk disain dan analisis selama era punched card. Banyak simbol flowcharting yang diharapkan dapat menggambarkan pengolahan punched card dan data, dan biasanya tidak digunakan dengan sistem dasar computer. Simbol-simbol flowchart tidak diperbaharui hanya untuk menggambarkan perubahan yang terjadi pada tekhnologi komputerisasi dan sistem disain.

 Dasar-dasar Flowcahart

Ada 2 tipe dasar flowcharting :

1. Digunakan untuk menggambarkan bagaimana proses-proses yang terpisah dihubungkan menjadi suatu sistem. Tipe ini merupakan gambaran pokok sistem dan disebut sistem flowchart.

2. Digunakan untuk menunjukkan langkah-langkah yang dijalankan oleh program tunggal computer dan disebut program flowchart.

 Sistem Flowchart

Simbol-simbol flowchart menggambarkan pengolahan dan data. Ada 3 cara utama pemrosesan data :

1. Proses manual

Proses manual tidak menggunakan perlengkapan mekanikal, elektronikal, ataupun elektrik.

2. Proses Alat Keydriven

Alat keydriven dijalankan dengan cara menekan tombol-tombol pada keyboard. Ada 2 tipe dasar pada alat keydriven, yaitu :

a. Offline keydriven

b. Online keydriven

3. Proses Komputer

Setiap program computer dilukiskan dengan sebuah bujur sangkar.

 Simbol-simbol Data

Ada beberapa simbol-simbol data yang dapat digunakan :

 Proses Utama Dalam Sistem Flowchrting

Ada 3 proses utama dalam sistem Flowchart :

1. Input Data

2. penyortiran

3. Pemeliharaan File

 Program Flowchart

Tidak seperti sistem flowchart, program flowchart tidak mendokumentasikan data. Program flowchart hanya mendokumentasikan proses, yang terbagi 5, yaitu :

1. Simbol proses predefined

2. Simbol Persiapan

3. Simbol input dan output

4. Simbol manipulasi dan gerakan data

5. Simbol logika

 Flowchart Panjang

Jangan meletakkan semua sistem atau program flowchart pada halaman tunggal. Lebih baik menggunakan halaman ganda. Aliran proses dari satu halaman ke halaman yang lain dapat diselesaikan dengan suatu simbol khusus yang dikenal dengan nama off-page konektor. Bila off-page konektor digunakan pada sistem flowchart, ulangi selalu simbol file pada halaman berturut-turut. Ini memungkinkan pembaca mengetahui file mana yang digunakan pada halaman secara urut tanpa kembali ke halaman sebelumnya.

BAB III

MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

1. Konsep Manajemen Sistem Informasi

Manajemen sistem informasi adalah tekhnik pengelolaan informasi dalam suatu organisasi. Organisasi yang tepat, akurat dan cepat akan membuat organisasi menjadi sehat dan berkembang pesat. Karena itu, manajemen sistem informasi menjadi suatu masalah yang penting bagi setiap organisasi.

Dengan berkembangnya peralatan yang bernama computer, maka manajemen sistem informasi memperoleh bentuk-bentuk yang baru. Dengan penggunaan computer dalam manajemen sistem informasi, maka beberapa cakrawala yang sebelumnya tidak tampak menjadi terbuka untuk digali dan dikembangkan.

Pada dasarnya manajemen dalam suatu organisasi dapat kita kelompokkan ke dalam 3 tingkatan :

1. Tingkat Direktorial

2. Tingkat Manajerial

3. Tingkat Operasional

2. Data Base

Dalam organisasi biasanya terdapat lebih dari satu departemen. Masing-masing departemen mempunyai organisasi internal sendiri. Tetapi tentu saja semua organisasi tersebut berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya.

Tekhnik database dikembangkan untuk mengatasi masalah yang semakin banyak serta kompleksnya pengolahan data dalam organisasi. Dengan teknis database ini maka semua data dari seluruh departemen disimpan hanya dalam satu sistem database saja. Sehingga selain ada penghematan sumber daya, juga peremajaan informasi selalu terjaga dan terjamin sekaligus untuk seluruh departemen.

Ada 3 teknik dasar data base :

1. Struktur Hirarki

2. Struktur Network

3. Struktur Relasional

3. Sentralisasi Dan Desentralisasi

Aspek penting dalam pengembangan sistem informasi khususnya dalam organisasi sistem informasi adalah sentralisasi versus desentralisasi.

• Sentralisasi

Dalam sentralisasi semua pekerjaan dilakukan oleh pusat pengolahan, yaitu di tempat computer terpasang. Pemakai jarak jauh dilayani melalui saluran komunikasi dengan cara “Remote Job Entry”, “Time Sharing” atau Teleprocessing.

Standarisasi data dan informasi, pendidikan dan latihan, serta sudahnya pengembangan sistem database, merupakan keuntungan yang utama. Sedangkan kerugiannya, karena rendahnya partisipasi pemakai terhadap usaha-usaha komputerrisasi.

• Desentralisasi

Dalam desentralisasi, kegiatan pengolahan data dilakukan oleh unit-unit yang sifatnya local, umumnya menurut pengelompokan fungsional organisasi yang bersangkutan, atau menurut factor geografis.

Keuntungan skala ekonomi tampaknya tidak ada, integrasi merupakan problem yang serius, khususnya dalam rangka pembentukan sistem data base. Kerugiannya adalah standarisasi dalam hal tenaga kerja dan sasaran pokok organisasi sering kurang mendapat perhatian. Karena desentralisasi timbul karena pemilihan perangkat keras dari pabrik yang berbeda serta berbeda tingkat kemampuannya, maka keserasiannya sangat disangsikan.

D. Aplikasi Manajemen Sistem Informasi

Informasi yang cepat dan akurat besar pengaruhnya terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Dengan hadirnya computer, hampir mengubah secara keseluruhan dunia sistem informasi manajemen. Semua persyaratan untuk membangun sistem informasi manajemen yang baik, yaitu masalah kecepatan dan keakuratan yang menjadi sifat utama informasi yang baik, dapat dipenuhi dengan efektif oleh computer.

Dalam dunia sistem informasi manajemen, peranan computer adalah mendukung perusahaan mulai dari tingkat operasional, tingkat manajerial, samapi tingkat directorial. Komputerisasi yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan berlangsung secara bertahap, yaitu tahap pengenalan, penularan, pengetatan, integrasi, administrasi, dan pematangan.

Contoh penggunaan Manajemen Sistem Informasi :

1. Hospital Information System

2. Hotel Information System

3. Airlines Information System